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LUGLIO 2010 |
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Più flessibilità ed efficacia con processi snelli
L’approccio più semplice per migliorare i processi
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di GIOVANNI VOLPE
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Le organizzazioni hanno sempre più necessità di essere flessibili ed efficaci per diventare veloci e capaci di rispondere in modo opportuno alle continue sollecitazioni del mercato.
Queste qualità portano a necessitare di processi snelli, semplici ma anche poco costosi in termini di risorse dedicate. Nella realtà spesso i processi, attraverso le successive stratificazioni subite negli anni, si sono al contrario: arricchiti (di persone e di risorse), appesantiti (di passaggi e di vincoli), rallentati (rispetto ai tempi di elaborazione delle attività e delle decisioni); fenomeni in parte dovuti allo sviluppo di abitudini e prassi, in parte attribuibili ai sistemi di gestione introdotti (qualità, sicurezza, controllo di gestione, ecc.), in parte frutto di logiche organizzative non pianificate e collegabili ad obiettivi strategici.
Al contrario oggi l’esigenza è quella di avere processi a basso contenuto burocratico, facilmente visibili e leggibili, sui quali si possano focalizzare obiettivi di miglioramento, misurabili nel corso del tempo. Per raggiungere tali risultati diventa necessario, per chi opera nelle organizzazioni, sviluppare 4 passaggi fondamentali:
1° passo: STUDIARE E RAPPRESENTARE I PROCESSI
Per poter intervenire sui processi è necessario conoscerli a fondo e rappresentarli in forma grafica. La rappresentazione di tutti gli elementi tipici di un processo (attività, responsabilità, strumenti, risorse, tempi, ecc.) consente di “vedere” per capire ed intervenire.
Per farlo si ricorre alla raccolta di tutte le informazioni e i dati disponibili per ciascun processo e ad una successiva rappresentazione grafica (diagrammi di flusso, matrici, tabelle, ecc.).
2° passo: RILEVARE GLI SPRECHI
Isolare gli sprechi e le possibili fonti vuole significare individuare tutte le possibili ragioni che producono oltre che rallentamenti anche costi. Lo spreco è una attività che assorbe risorse senza creare valore per il cliente o per l’organizzazione.
I più rilevanti sprechi si riferiscono a:
- tempi di attesa eccessivi;
- movimentazione di materiali ma anche di persone e documenti ridondanti;
- troppe attività inserite nei processi;
- troppe fasi di controllo e monitoraggio inserite nel flusso del processo;
- decisioni all’interno dei processi non prese, rimandate, non delegate.
3° passo: INDIVIDUARE UN OBIETTIVO DI MIGLIORAMENTO
Il passo successivo sarà quello di definire un obiettivo di miglioramento definito in termini di risultato atteso, tempi, risorse, possibili ricadute. Individuare un obiettivo sostenibile equivale a concentrarsi su quegli aspetti del processo che possono essere oggetto di miglioramento e determinare effetti sul cliente finale o comunque sul destinatario del processo.
4° passo: SVILUPPARE AZIONI CONCRETE E MISURARE I RISULTATI
L’ultimo passaggio richiede lo sviluppo di tutte le azioni (contromisure, attività, interventi) che consentono di raggiungere i risultati attesi. In questa fase diventa necessario determinare indicatori che possano misurare in maniera oggettiva l’effettivo raggiungimento delle performance oggetto dell’azione di miglioramento e che stabiliscono la portata degli effetti prodotti sullo stesso processo
Giovanni Volpe è Amministratore Unico di COMITES Srl
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